Ein System statt verstreuter Listen
Heute liegen Kontaktdaten typischerweise verteilt in Excel-Tabellen, Postfächern und Köpfen einzelner Personen. Ein CRM bündelt sie zu einer 360°-Sicht pro Kontakt: Wer ist er/sie, was wurde zuletzt besprochen, welche Verträge und Angebote laufen, welche Aufgabe ist offen. Ziel ist ein Werkzeug, das der Verein täglich gerne benutzt — nicht ein weiteres Pflichtsystem.
Zentral
Eine Wahrheit für jeden Kontakt statt zehn Excel-Versionen. Jede Abteilung sieht dieselben, aktuellen Daten — im Rahmen ihrer Berechtigung.
Nachvollziehbar
Jede Mail, jedes Telefonat, jedes Angebot wird beim Kontakt protokolliert. Übergaben und Vertretungen werden mühelos.
Verkaufsstark
Sponsoring-Pipeline mit Angebotstool und Wiedervorlagen — kein Lead und keine Vertragsverlängerung geht mehr unter.
Vier Kontakttypen — ein Datenmodell
Alle vier laufen als „Kontakt" im selben System, unterscheiden sich aber in Zusatzfeldern, Workflows und Zuständigkeiten. So bleibt die Suche einheitlich, die Betreuung aber spezifisch.
Fans & Mitglieder B2C
Der Kern der Community — von Dauerkartenbesitzern bis zum Newsletter-Abo.
- Mitgliedschaft, Ticket-/Dauerkarten-Historie, Merchandise-Käufe
- Segmentierung (Familie, Ultra, Neukontakt) für Kampagnen
- Einwilligungen (Newsletter, Foto/Video) DSGVO-konform
- Anbindung Ticketing/Shop optional per Import oder Schnittstelle
Sponsoren & Partner B2B
Der wirtschaftliche Motor — mit Verträgen, Leistungen und Gegenleistungen.
- Firma + Ansprechpartner, Sponsoring-Level (Gold/Silber/…)
- Angebote, Verträge, Laufzeiten, Renewals, Rechnungsstatus
- Gegenleistungs-Tracking: Bandenwerbung, Logo, Hospitality-Tickets
- Verkaufs-Pipeline mit Phasen & Wiedervorlagen
Mitarbeiter & Team Intern
Hauptamtliche, Trainer, Spieler und Ehrenamtliche/Volunteers.
- Funktion, Abteilung, Zuständigkeiten, Verfügbarkeiten
- Volunteer-Einsätze an Spieltagen, Qualifikationen/Zertifikate
- Interne Dokumente & Verträge (streng berechtigt)
- Zuordnung als „Owner" von Kontakten & Aufgaben
Lieferanten & Dienstleister B2B
Ausrüstung, Catering, Druck, Event- & Stadiondienstleister.
- Leistungsspektrum, Konditionen, Rahmenverträge
- Bestell-/Auftragshistorie, Ansprechpartner, Reaktionszeiten
- Bewertung & Vergleich für den Einkauf
- Dokumente: Angebote, Verträge, Gewährleistungen
Was das System kann
Modular aufgebaut — der MVP startet mit den Kern-Modulen, der Rest wächst schrittweise. Jedes Modul respektiert das Rechtemodell.
👤 Kontakt-360°
Stammdaten, Tags, Beziehungen (Firma ↔ Personen), Dubletten-Prüfung, Volltextsuche.
🕘 Interaktionshistorie
Chronologische Timeline aus Mails, Anrufen, Meetings, Notizen & Angeboten je Kontakt.
💼 Angebots-/Sponsoring-Tool
Pakete konfigurieren, Angebot als PDF, interne Freigabe, Umwandlung in Vertrag.
📈 Sponsoring-Pipeline
Kanban von „Lead" bis „Vertrag" inkl. Wert, Wahrscheinlichkeit & Forecast.
✅ Aufgaben & Wiedervorlagen
Zuweisbar, mit Fälligkeit & Erinnerung; Renewals automatisch als Task.
📣 Kampagnen & Newsletter
Segmente bilden, Serienmails, Einwilligungsverwaltung, Öffnungs-Tracking.
📄 Dokumente & Verträge
Ablage je Kontakt, Laufzeiten, ablaufende Verträge im Blick, Versionierung.
📊 Dashboards & Reports
Sponsoring-Umsatz, offene Aufgaben, Mitglieder-Wachstum, Lieferanten-Kosten.
🔐 DSGVO-Center
Einwilligungen, Auskunfts-/Löschanfragen, Protokollierung, Rollen-Audit.
📊 Statistik & Analytics
Tiefe Auswertungen über Sponsoring, Mitglieder, Vertrieb & Finanzen — mit Zeitreihen, Filtern und Export.
📱 Social Media & Online-Marketing
Redaktionsplan, Kanal-Analytics, Kampagnen & Sponsoren-Sichtbarkeit als dokumentierte Gegenleistung.
Jeder sieht, was er braucht — nicht mehr
Rollenbasierte Rechte (RBAC): Rechte hängen an der Rolle, nicht an der Person. Beispiel-Matrix — final abzustimmen. Zusätzlich möglich: Datensatz-Ebene („nur meine Kontakte") und Feld-Ebene (z. B. Gehaltsdaten nur HR).
| Bereich / Modul | GF / Admin | Sponsoring-Vertrieb | Fan-/Mitgliederbetreuung | Team / HR | Einkauf | Marketing | Buchhaltung | Gast / Read-only |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fans & Mitglieder | Voll | R | R/W | — | — | R/W | R | R |
| Sponsoren & Angebote | Voll | R/W | — | — | — | R | R | — |
| Mitarbeiter / HR-Daten | Voll | — | — | R/W | — | — | R | — |
| Lieferanten & Konditionen | Voll | — | — | — | R/W | — | R | — |
| Verträge & Dokumente | Voll | R/W | — | R/W | R/W | — | R | — |
| Kampagnen & Newsletter | Voll | — | R | — | — | R/W | — | — |
| Dashboards & Reports | Voll | R | R | R | R | R | R/W | R |
| Statistik & Analytics | Voll | R | R | R | R | R/W | R/W | R |
| Social Media & Marketing | Voll | — | R | — | — | R/W | — | — |
| Benutzer & Rechte | Voll | — | — | — | — | — | — | — |
Vom Sponsoring-Paket zum Vertrag
Das Herzstück für den Vertrieb: Angebote in Minuten statt in Word. Preise, Leistungen und Laufzeiten sind hinterlegt — der Verkäufer stellt nur zusammen.
Pakete pflegen
Gold/Silber/Bronze & Einzelleistungen mit Preisen zentral hinterlegt.
Konfigurieren
Leistungen wählen, Rabatt/Laufzeit setzen, Summe rechnet automatisch.
PDF erzeugen
Angebot im Vikings-Layout mit Logo, gültig-bis, Positionen.
Freigabe
Interne Freigabe ab Schwellenwert (z. B. GF ab X €).
Versand & Tracking
Versand + Wiedervorlage; Status in der Pipeline sichtbar.
In Vertrag wandeln
Angenommen → Vertrag mit Laufzeit & Gegenleistungs-Tracking.
Jeder Kontaktpunkt an einem Ort
Pro Kontakt eine durchgehende Timeline. Manuell erfassbar (Notiz, Anruf, Meeting) und — Stufe 2 — automatisch aus Outlook/Microsoft 365 angereichert, damit E-Mails ohne Copy-Paste beim richtigen Kontakt landen.
✍️ Manuelle Einträge
Notiz, Telefonat, Meeting-Protokoll — mit Datum, Autor und Verknüpfung zu Angebot/Aufgabe.
📧 E-Mail-Sync (Stufe 2)
Optionale Anbindung an Microsoft 365 (Graph): ein- und ausgehende Mails automatisch dem Kontakt zuordnen.
🔎 Lückenlos & auditierbar
Wer hat wann was gemacht? Ideal für Vertretungen, Übergaben und saubere Sponsoren-Betreuung.
Zahlen, die Entscheidungen tragen
Alle Daten des CRM laufen in ein zentrales Auswertungs-Modul zusammen. Statt einzelner Excel-Pivots liefert es auf Knopfdruck belastbare Kennzahlen — filterbar nach Saison, Zeitraum, Abteilung und Verantwortlichem, jeweils im Rahmen der Berechtigung.
Sponsoring-Statistik
Umsatz je Level, Pipeline-Wert, Renewal-Quote, Top-Sponsoren und Forecast für die nächste Saison.
Mitglieder & Fans
Wachstum, Segmente, Kündigungen und Dauerkarten-Entwicklung — Trends statt Momentaufnahmen.
Vertriebs-Performance
Angebote vs. Abschlüsse, Conversion-Rate und Bearbeitungszeiten je Owner/Team.
Zeitreihen & Vergleiche
Monats-, Jahres- und Saisonvergleiche; Entwicklung von KPIs über die Zeit auf einen Blick.
Finanz-KPIs
Offene Posten, Umsatz je Sponsoring-Level und Lieferantenkosten — sauber gegliedert.
Export & Report-Versand
PDF-/Excel-Export, individuelle Dashboards und geplante Report-Mails (z. B. Monatsbericht an die GF).
Reichweite planen, messen & zurück ins CRM führen
Social Media ist für einen Verein zugleich Fan-Bindung und Sponsoren-Gegenleistung. Das Modul verwaltet Kanäle und Kampagnen zentral — und schließt den Kreis, indem Reichweite belegt und neue Interessenten als Kontakte ins CRM zurückfließen.
Kanal-Management
Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn & YouTube — Konten, Zuständigkeiten und Zugänge zentral verwaltet.
Redaktionsplan
Content-Kalender mit Post-Planung, Freigaben und wiederkehrenden Formaten (Spieltag, Transfers, Aktionen).
Social Analytics
Reichweite, Engagement, Follower-Wachstum je Kanal und beste Posting-Zeiten — als Trend über die Zeit.
Sponsoren-Sichtbarkeit
Sponsor-Nennungen und -Posts als vertragliche Gegenleistung dokumentieren und mit Screenshot/Kennzahl belegen.
Kampagnen & Ads
Aktionen (Ticketverkauf, Merch, Mitglieder) mit Budget, Laufzeit und Ergebnis je Kampagne planen.
Lead-Rückfluss
Interessenten aus Social-Aktionen und Landingpages landen automatisch als Kontakt/Lead im CRM.
Die Kern-Objekte
Schlank gehalten, aber erweiterbar. „Kontakt" ist die zentrale Entität; Typ (Fan/Sponsor/Mitarbeiter/Lieferant) steuert Zusatzfelder und Sichtbarkeit.
- typ · fan / sponsor / ma / lieferant
- name, firma, kontaktdaten
- tags, owner, status
- einwilligungen (DSGVO)
- kontakt_id (→ Kontakt)
- art · mail/anruf/meeting/notiz
- datum, autor, inhalt
- kontakt_id, positionen
- summe, gültig_bis, status
- pdf, freigabe_von
- kontakt_id, angebot_id
- laufzeit, wert, renewal
- gegenleistungen
- kontakt_id, owner
- fällig_am, status
- typ · z. B. Wiedervorlage
- benutzer → rolle
- rechte je Modul
- audit-log
- kanal · insta / fb / tiktok / …
- typ · post / ad / newsletter
- datum, status, reichweite
- sponsor_id (→ Gegenleistung)
- kontakt_id (→ Kontakt)
- quelle · shop / ticketing
- artikel, betrag, datum
- extern_id (Sync-Schlüssel)
Zwei Wege — eine Empfehlung
Beide sind Web-basiert (Browser + optional Handy), datenschutzkonform in der EU betreibbar und tragen ein echtes Rechtemodell. Empfehlung fußt auf dem Stack, den du bereits beherrschst.
A · Cloudflare-Stack
Wie beim Firmenhandy-Hub — Wissen & Werkzeuge sind vorhanden.
- Pages + React Frontend
- Workers API/Backend, RBAC serverseitig
- D1 (SQLite) Datenbank, R2 für Dokumente/PDF
- EU-Betrieb, günstig, schnell, ohne eigene Server
- Deploy-Prozess & Muster kennst du bereits
B · Klassischer Stack
Wie bei bluvstein.itpr.at — vertraut, breit gehostet.
- PHP + MySQL bei World4You o. ä.
- Bewährt, viele Hoster, einfache Backups
- Mehr Eigenaufwand für Auth/Rechte & Frontend
- Sinnvoll, falls bestehende Infrastruktur genutzt wird
DSGVO von Anfang an mitgedacht
Fan- und Mitarbeiterdaten sind personenbezogen — Datenschutz ist kein Nachgedanke, sondern Teil des Fundaments.
Einwilligungen
Newsletter, Foto/Video, Datenweitergabe je Kontakt dokumentiert & widerrufbar.
Betroffenenrechte
Auskunft & Löschung per Klick, mit Protokoll — fristgerecht erfüllbar.
Zugriff & Audit
Minimalprinzip über Rollen, EU-Hosting, Verschlüsselung, nachvollziehbares Log.
Offen für App, Online-Shop & mehr
Das CRM ist die zentrale Quelle der Wahrheit für alle Kontakte. Umliegende Systeme docken über Schnittstellen an, damit Daten ohne Doppelerfassung fließen. So wird das CRM zum Drehkreuz — heute schlank, in Zukunft erweiterbar, ohne Umbau des Fundaments.
📱 Vikings-App
Mitglieder-/Fan-App mit Login, digitaler Mitgliedskarte, Push-Nachrichten (Spieltag, Aktionen) und Profil-Selfservice. Kontakte & Einwilligungen bleiben mit dem CRM synchron.
🛒 Online-Shop
Merchandise-Shop (z. B. Shopify/WooCommerce): Bestellungen & Kunden fließen automatisch als Käufe und Kontakte ins CRM — Grundlage für Segmentierung nach Kaufverhalten.
🎟️ Ticketing & Dauerkarten
Ticket-/Dauerkarten-System: Käufe und Besuchshistorie landen am Kontakt — für gezielte Ansprache und Fan-Bindung.
🔌 Offene API & Webhooks
REST-API und Webhooks als zentrale Nahtstelle. Neue Systeme lassen sich andocken, ohne das CRM umzubauen.
🔄 Zwei-Wege-Sync
Kontakt- und Consent-Abgleich in beide Richtungen, mit Dubletten-Schutz und klar definierter „führender" Quelle je Feld.
💳 Zahlung & Buchhaltung
Optionale Anbindung von Zahlungs-/Rechnungssystemen für Sponsoring und Shop — bis hin zum Abgleich offener Posten.
In Stufen zum vollen CRM
Schnell einen nutzbaren Kern liefern, dann ausbauen. Jede Stufe ist für sich sinnvoll einsetzbar.
MVP — Kontakte & Rechte
Zentrale Kontaktverwaltung für alle vier Typen, Benutzer & Rollen, Suche, Notizen. Ab hier ersetzt das System die Excel-Listen.
Sponsoring & Angebotstool
Pipeline, Pakete, Angebots-PDF, Verträge mit Laufzeiten & Renewal-Wiedervorlagen. Der wirtschaftliche Kern.
Statistik, Marketing & E-Mail-Sync
Statistik-Modul, Social-Media- & Kampagnen-Management, Newsletter-Segmente, DSGVO-Center und optionale Microsoft-365-Anbindung für automatische Mail-Historie.
Integrationen & App
Vikings-App (Mitglieder/Fans), Online-Shop- & Ticketing-Anbindung über die offene API, Spieltags-Volunteer-Planung — das CRM als Drehkreuz.
Offene Entscheidungen
Damit ich aus dem Konzept einen konkreten Umsetzungsplan mache, brauche ich von dir/den Vikings Antworten auf diese Punkte:
Auftraggeber & Nutzerzahl
Offizielles Vereinsprojekt oder Eigeninitiative? Wie viele Personen arbeiten damit, welche Abteilungen?
Technischer Weg
Cloudflare (A), klassisch (B) oder fertiges CRM? Gibt es bestehende Infrastruktur/Verträge, die genutzt werden sollen?
Bestandsdaten
Wo liegen die heutigen Kontakte (Excel, Ticketing-System, Outlook)? Wie viele, in welchem Format — für den Import?
Sponsoring-Struktur
Welche Pakete/Leistungen gibt es real? Das bestimmt das Angebotstool und die Gegenleistungs-Felder.
Microsoft 365
Nutzen die Vikings M365/Outlook? Dann ist die automatische Mail-Historie (Stufe 3) realistisch.